PowerPivot, la fin de RECHERCHEV ?

Michel Teyssedou, Directeur Technique d’AIT Consultants - organisme de formation installé à Montpellier depuis plus de 30 ans - nous parle d’une fonctionnalité ignorée de Microsoft Excel : PowerPivot.


Vous déclarez que la fonction RechercheV, indispensable sous Excel pour rapprocher 2 listes, serait « dépassée ». Pouvez-vous nous expliquer ?


Depuis Excel 2010, Microsoft a ajouté une fonctionnalité nommée PowerPivot, qui permet de rapprocher facilement plusieurs listes sur des informations communes : c’est l’usage le plus courant de la fonction RechercheV.

Les 2 outils auraient-ils le même usage ?


PowerPivot va beaucoup plus loin que la RechercheV : il permet de dépasser allègrement le million de lignes, il se connecte à des sources de données diverses (fichiers CSV, fichiers Excel, bases de données diverses…) qu’il suffit d’actualiser ensuite, il permet de créer des Tableaux et Graphiques Croisés Dynamiques piochant les champs dans différentes tables en relation… Et PowerPivot n’est pas arrivé seul : si des transformations sont à effectuer sur les données avant de pouvoir les exploiter sous Excel, PowerQuery les prépare, PowerView génére des tableaux de bord et, à partir de la version 2013, PowerMap (ou Carte 3D) présente automatiquement les données sur une carte, éventuellement animée d’après des données chronologiques. Et tout ceci, facilement, car nous sommes dans l’environnement standard Microsoft.

Les différentes pages Web évoquant Powerpivot sont pourtant bien peu compréhensibles pour le néophyte…


Effectivement, car souvent elles traitent aussi de PowerBi Desktop, une version extérieure à Excel et plutôt destinée à publier des synthèses sur un site Sharepoint. Sharepoint, sources de données, DSN, SQL, DMX… sont autant de termes utilisés sur ces sites qui sont abscons pour de nombreux utilisateurs, alors que la version Excel est simple à comprendre et utiliser. Devoir télécharger depuis le site officiel Microsoft, installer et activer ce complément gratuit nuit aussi à sa visibilité et à son adoption.

C’est donc un outil très puissant, qui adresse des besoins variés : comment arrive-t-on à former un groupe d’utilisateurs ayant des pratiques et besoins différents ?


Les besoins sont identiques : mixer les valeurs de plusieurs sources pour en extraire des synthèses. Par contre, les profils des stagiaires sont effectivement très différents : certains découvrent les tableaux croisés dynamiques, d’autres ont créé des macros avancées qui automatisent la création de tableaux de bords depuis des listes Excel, quelquefois en manipulant le langage SQL, les sources de données sont diverses et variées, du fichier texte à la base de données ODBC telle Oracle ou MySQL en passant par les fichiers Access ou la page Web odata… la formation nécessite ainsi un formateur qui cumule les compétences pointues tout en sachant être pédagogue, car, au final, la difficulté n’est pas très élevée pour quelqu’un qui pratiquerait déjà la RechercheV.

Quelles seraient alors, d'après vous, les compétences d’un formateur PowerPivot ?


Pour que la pédagogie gomme la complexité supposée, le formateur (et non l'apprenant) doit :
- bien évidemment être un véritable expert Excel,
- avoir de l’expérience dans l’analyse de bases de données, pour apporter ses conseils sur la préparation des données avant exploitation sous Excel,
- maîtriser le langage SQL, afin de comprendre les fichiers des utilisateurs qui en contiendraient,
- avoir de l’expérience dans l’exploitation des bases de données, dont l'ETL (Exportation, Transformation, Load),
- comprendre et savoir créer, manipuler des cubes de données et savoir utiliser les fonctions cubes d’Excel, pour apporter la meilleure réponse à chaque besoin de présentation,
- savoir produire, adapter et corriger du code VBA (le langage des macros Excel),
- avoir des compétences en Sharepoint, pour pouvoir éclairer les stagiaires sur les versions PowerBi.

Un véritable mouton à cinq pattes !


Depuis 30 ans, chez AIT, la base de données et son exploitation est un sujet majeur, aussi bien en formation qu’en création d’outils sur mesure pour nos clients. De plus, nous assurons une assistance post-formation illimitée dans le temps, ce qui occasionne des « brainstorming » pour résoudre le plus élégamment possible les problèmes des utilisateurs.

Nos formateurs PowerPivot cumulent les compétences suivantes :

- Création d’outils sur mesure interfaçant en VBA des bases de données SQL avec Excel, Access, Word, Outlook ou Project,

- Analyse de Bases de données pour de nombreux clients depuis 30 ans,

- Expert certifié Microsoft Excel et Access, Expert Certifié TOSA Excel VBA,

- Ingénieur Certifié Microsoft, avec entre autres la certification Microsoft Technology Associates sur les bases de données,

- Participation à la mise en œuvre de Sharepoint pour des projets internationaux,

- Formateur sur ces sujets depuis 30 ans, création de supports de cours correspondants.

Proposez-vous régulièrement des formations PowerPivot ?


Vous pouvez retrouver les dates des sessions interentreprises sur le planning annuel téléchargeable sur ce site, ainsi que sur le catalogue de formation accessible sur ce même site. Vous pouvez aussi nous joindre au 04 67 13 45 45 pour plus d’informations techniques ou administratives, pour une pré-inscription, pour obtenir une aide dans votre demande de financement CPF, ou pour organiser une session intra-entreprise, dans nos locaux ou les vôtres.

Les prochaines sessions de découverte de PowerPivot
 se dérouleront les 9 février, 3 avril et 8 juin 2018. 

Pour conclure, la fonction RECHERCHEV est donc vraiment dépassée ?

Non, bien sûr : pour rapprocher simplement quelques informations entre 2 listes Excel, la RECHERCHEV est toujours un outil privilégié.

Merci Michel, nous y voyons maintenant plus clair sur cette étonnante et puissante fonctionnalité nommée PowerPivot !


 

 
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