Ci-dessous, courte vidéo (1 minute 30) de démonstration de la création d’une requête pour extraire un tableau d’un fichier PDF, en le retravaillant :

Depuis la version 2016 du tableur Microsoft, les requêtes PowerQuery sous Excel permettent de récupérer et retravailler des tableaux depuis diverses sources, dont les pages Web, les bibliothèques SharePoint, les bases de données, les fichiers csv et les fichiers PDF.
La fonctionnalité a encore été améliorée dans les versions 2019, 2021 et 365.

Requêtes et PowerQuery

Cette fonctionnalité est une application intégrée au tableur, nommée PowerQuery : facile d’utilisation, sans langage à apprendre pour toutes les manipulations courantes, elle remplace ainsi avec avantage et confort le recours aux macros et à son langage VBA pour nettoyer et préparer des données, récupérées par exemple d’un outil de gestion.

Rechercher/remplacer, remplir les zones vides, formater une colonne en majuscule, supprimer des lignes au-dessus des titres, transformer une date de naissance en âge, créer un calcul en montrant un ou plusieurs exemples du résultat attendu, dépivoter un tableau (inverse du tableau croisé)… sont autant de manipulations courantes en récupération de données qui se paramètrent en un clic dans une requête.

Existe aussi sous PowerBi

Cet outil  est aussi intégré au logiciel bureautique gratuit Microsoft Power BI Desktop, qui permet de créer des rapports puissants et dynamiques à partir des données préparées.
Une des différences entre les 2 versions est la multitude de sources proposées par la version Power BI. Une autre est l’introduction de l’IA (Intelligence artificielle).

Exemple de conception simple et puissante

Pour vous convaincre de cette puissance, voici un premier exemple de ce qu’il est possible de réaliser en quelques clics :

Récupération des données de l’outil de gestion

Une liste de devis est récupérée directement dans la base de données de gestion de l’entreprise. La colonne Montant est inexploitable en l’état car elle est spécifiée dans une devise dont le libellé est présent dans une autre colonne (EUR, USD, CHF…).

Récupération des taux de change actualisés

Une seconde requête récupère les taux de change actualisés chaque jour dans un tableau présent sur une page de la Banque Centrale Européenne.

Conversion des montants en euro

La 1ère est complétée avec le calcul de conversion des montants en euro, et supprime les colonnes Montant et Devise d’origine.

Actualisation à tout moment

Dans la feuille Excel, à tout moment une actualisation (clic droit/Actualiser)  récupère en quelques secondes (*) les devis, les taux de change et affiche le nouveau résultat.
(*) moins de 2 secondes si l’outil de gestion répond rapidement, avec une connexion fibre pour la connexion au site de la Banque Centrale Européenne..

Des possibilités très variées et très utiles

D’autres possibilités de cette fonctionnalité font gagner énormément de temps, ou comblent les manques du tableur, voici quelques autres possibilités :
– Lister les fichiers d’une arborescence,
– Consolider l’ensemble des lignes des fichiers Excel ou CSV d’un dossier,
– Détecter des fichiers au contenu non conforme à un modèle,
– Décroiser des données (traitement inverse du tableau croisé dynamique),
– Comparer 2 listes pour correspondance et non correspondances…

Vidéo : extraire un tableau d’un fichier PDF

Nous vous montrons ici en 1 minute 30 les quelques étapes qui permettent de choisir un tableau parmi tous les tableaux du PDF, de nettoyer les données, et, enfin, d’obtenir le résultat désiré dans une feuille Excel.

Notre expertise : production et formation

Nos formateurs pourront vous faire découvrir ces nombreuses possibilités sur des cursus courts d’un à 3 jours selon vos objectifs. Nous vous accompagnons aussi en production si nécessaire : notre équipe développe depuis 2016 des solutions basées sur ces outils.
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