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Bureautique et outils collaboratifs

Microsoft 365 – Utiliser les outils collaboratifs – Initiation

Objectif

Comprendre l’organisation de Microsoft 365
Connaître les principaux outils de la plateforme
Organiser, retrouver et partager ses fichiers et informations
Optimiser sa productivité

Durée : 2 jours (14 heures)

Dates :
-06/05/24
-18/01/24
-18/03/24
-22/05/24
-01/07/24
-18/09/24
-25/11/24

Connaissances de base en informatique et utilisation d'Internet

Programme de la formation

Démarrer avec Office 365

  • Vue d'ensemble
  • Se connecter / se déconnecter du portail
  • Interface du portail
  • Tour d’horizon des différents outils

OneDrive

1. Introduction

  • 1. Introduction
    • Présentation du concept et découverte du Cloud
    • Qu’est-ce que OneDrive ?
    • Comprendre OneDrive
    • Accéder au stockage et les limites
    • Accéder à OneDrive
    • OneDrive dans l'explorateur de fichiers Windows

    2. Prise en main de l’interface

    • Utiliser le volet de navigation
    • Utiliser le volet des fichiers
    • Utiliser la barre d’outils

    3. Créer et gérer ses documents ou dossiers

    • Création d’un dossier ou d’un fichier
    • Partager des fichiers ou des dossiers
    • Enregistrer directement dans OneDrive depuis une application Office
    • Sélectionner des fichiers ou des dossiers
    • Copier, déplacer des fichiers ou des dossiers

    4. Trier la liste des fichiers

    • Apprendre à utiliser l’outil Tri
    • Utiliser le tri personnalisé et l’enregistrement

    Teams : être à l’aise dans l’utilisation de l’outil

    1. Découvrir Microsoft Teams

  • 1. Découvrir Microsoft Teams
    • Qu'est-ce que Microsoft Teams ?
    • Se connecter à Microsoft Teams
    • Prendre en main l'interface

    2. Travailler en équipe

    • Comprendre l'organisation en équipe avec des canaux
    • Créer des canaux

    3. Bien utiliser les publications

    • Répondre à une publication, écrire une publication ou une annonce
    • Mentionner quelqu'un
    • Rester informé avec "Activité" et les notifications
    • Enregistrer une publication pour la lire plus tard

    4. Conversations, appels et réunions

    • Improviser une réunion audio et vidéo
    • Visualiser et gérer les réunions dans le calendrier de Teams
    • Gérer les paramètres audio
    • Rejoindre une réunion dans Teams
    • Partager du contenu dans une réunion
    • Utiliser l'affichage "Conversations"

    5. Gérer ses fichiers

    • Retrouver des fichiers dans un canal
    • Initier une coédition sur un fichier à partir de Teams
    • Accéder à ses fichiers OneDrive à partir de Teams
    • Accéder aux dossiers d'un canal depuis l'explorateur de fichiers Windows

    Initiation à SharePoint

    1. Les bibliothèques de documents

  • 1. Les bibliothèques de documents
    • Comprendre les points communs avec les listes
    • Gérer le menu du document
    • Utiliser des onglets
    • Ouvrir un document avec Office ou avec Excel dans le navigateur
    • Modifier, extraire / archiver un document
    • Gérer les métadonnées (propriétés)
    • Télécharger un document / des documents
    • Gérer des versions d'un même document
    • Envoyer des documents par mail
    • Présentation de la vue "explorateur"
    • Utiliser un document en mode déconnecté
    • Créer des alertes sur un document, sur la bibliothèque
    • Etre averti X jours avant une échéance
    • Créer et utiliser des affichages personnels

    2. La recherche (30 minutes)

    • Présentation
    • Les options
    • La recherche de base
    • Les opérateurs de recherche
    • La recherche avancée

    ToDo : Organisez toutes vos tâches

    • Définition
    • Utilisation de Microsoft To Do avec les tâches Outlook
    • Créer, supprimer et restaurer des listes
    • Personnaliser vos listes
    • Créer, supprimer et restaurer des tâches
    • Ajouter des échéances et des rappels à vos tâches
    • Ajouter des étapes, de l’importance, des notes et des balises à vos tâches

    OneNote : Organiser et réutiliser vos notes

    1. Découvrir OneNote (30 minutes)

  • 1. Découvrir OneNote (30 minutes)
    • Rôle et fonctionnement
    • OneNote Online et version application
    • Ouvrir un bloc-notes
    • Travailler avec les sections
    • Organiser les pages

    2. Créer et insérer du contenu (60 minutes)

    • Créer sa première note
    • Envoyer du contenu dans OneNote
    • Créer des listes
    • Insérer des tableaux
    • Insérer des images, des captures d’écran
    • Intégrer des fichiers
    • Insérer des liens
    • Dessiner
    • Enregistrer des fichiers audio et vidéo
    • Ajouter des indicateurs et des balises
    • Rechercher de l’information dans un bloc-notes

    3. Partager, collaborer (30 minutes)

    • Partager un bloc-notes
    • Travailler à plusieurs sur OneNote
    • Gérer l’historique des modifications

    Forms : Créer des formulaires

    1. Créer un nouveau formulaire

  • 1. Créer un nouveau formulaire
    • Tour d’horizon de l’interface de Forms
    • Formulaire et questionnaire
    • Créer et paramétrer un formulaire
    • Titre, thème, description et option multilingue

    2. Créer les différentes questions

    • Ajouter des sections
    • Ajouter une question de type texte
    • Exiger une réponse numérique ou une date
    • Questions à choix uniques et multiples
    • Question de type évaluation
    • Question de type classement
    • Echelle de Likert
    • Permettre la transmission de fichiers
    • Paramétrer des options d’embranchement
    • Particularités du Quizz

    3. Exploiter les réponses

    • Partager, diffuser le formulaire
    • Afficher les réponses
    • Analyser les réponses dans Excel

    Sway : Créer une plaquette interactive

    • Découvrir Sway
    • Créer une présentation Sway
    • Paramétrer un scénario
    • Comprendre la notion de cartes
    • Gérer du texte et des entêtes
    • Ajouter des images d'arrière-plan aux différents blocs
    • Insérer des images
    • Grouper les images
    • Choisir un design
    • Paramétrer la navigation
    • Dupliquer une présentation Sway
    • Grouper des textes et des images
    Menu