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Microsoft Office 365

Microsoft 365 – Maîtriser les outils essentiels pour gagner en productivité

Objectif

• Comprendre l’organisation de Microsoft 365
• Comprendre le rôle et l’usage les principaux outils de la plateforme
• Organiser, retrouver et partager ses fichiers et informations
• Optimiser sa productivité en mode collaboratif

Certifications

TOSA -

Durée : 2 jours (14 heures)

Dates :

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Pré-requisMoyens pédagogiquesParticipantsFinancement & organisation

Connaissances de base en informatique et utilisation d'Internet

Programme de la formation

DÉMARRER AVEC OFFICE 365

  • Vue d'ensemble de l’offre
  • Se connecter / se déconnecter du portail
  • Interface du portail
  • Tour d’horizon des différentes applications et de leur usage
  • Différence entre version en ligne et version de bureau

ONEDRIVE : MES FICHIERS DANS LE CLOUD

1. Présentation du concept et découverte du cloud

  • Comprendre OneDrive, ses limites et ses avantages
  • Accéder à OneDrive version web : quand et pourquoi ?
  • Accès à OneDrive au quotidien depuis l'explorateur Windows / le Finder du Mac

2. Gérer ses documents ou dossiers & la collaboration personnelle

  • Création d’un dossier ou d’un fichier
  • Partager des fichiers ou des dossiers de manière sécurisée
  • Collaborer en simultané sur Word, Excel, PowerPoint, OneNote
  • Enregistrer directement dans OneDrive depuis une application Office
  • Sélectionner, copier, déplacer des fichiers ou des dossiers
  • Accès aux fichiers OneDrive lors d’une coupure réseau

LISTS : LISTES PERSONNALISÉES AVEC ALERTES

  • Avantages par rapport à une liste Excel
  • Création d’une liste personnalisée
  • Créer un envoi de courriel sur saisie ou modification d’un élément
  • Alerte sur une échéance à venir
  • Créer une application mobile (Android / iPhone) sans programmation

TEAMS : LA COLLABORATION CENTRALISÉE

1. Découvrir Microsoft Teams

  • Les différentes voies de collaboration sous Teams
  • Se connecter à Teams
  • Prendre en main l'interface
  • Gérer ses notifications

2. Travailler en équipe

  • Organisation en équipes et canaux
  • Créer des canaux, inviter des collaborateurs, limiter l’accès

3. Bien utiliser les publications

  • Répondre, écrire une publication ou une annonce
  • Mentionner quelqu'un
  • Enregistrer une publication

4. Accès collaboratif aux fichiers

  • Retrouver des fichiers dans un canal
  • Coéditer depuis Teams, le Web ou l’application de bureau
  • Accéder à OneDrive depuis Teams
  • Accès aux dossiers via l’explorateur Windows
  • Intrication Teams / SharePoint

5. Conversations, appels et réunions

  • Organiser ou improviser une réunion audio/vidéo
  • Gérer les réunions dans Teams ou Outlook
  • Paramètres audio
  • Partager du contenu
  • Utiliser l’affichage Conversations

SHAREPOINT : GED ET INTRANET

1. Découvrir SharePoint

  • Fonctionnalités principales
  • Différences entre SharePoint, OneDrive et Teams

2. Les bibliothèques de documents

  • Points communs avec Microsoft Lists
  • Gestion du menu document
  • Collaboration sur un fichier
  • Partage externe
  • Gestion des métadonnées
  • Historique des versions
  • Alertes et notifications
  • Affichages personnalisés
  • Accès via explorateur Windows
  • Accès hors connexion

OUTLOOK : L’ESSENTIEL POUR ÊTRE ORGANISÉ

1. Introduction

  • Fonctionnalités Outlook
  • Relation avec le serveur Microsoft 365
  • Contacts Outlook / Exchange
  • Organisation des dossiers

2. Les courriels

  • Options importantes (importance, accusés, différer l’envoi)
  • A, CC et CCI
  • Rappels sur courriels
  • Catégorisation
  • Recherche et recherches enregistrées
  • Récupération des courriels supprimés
  • Règles et actions rapides
  • Partager sa boîte aux lettres

3. Les calendriers

  • Créer rendez-vous et réunions Teams
  • Partager son calendrier
  • Superposer des calendriers

4. Les contacts

  • Gérer et partager ses contacts

TODO : CENTRALISATION DES TÂCHES

  • Origine des tâches To Do
  • Ajouter échéances et rappels
  • Ajouter étapes, importance, notes et balises

ONENOTE : ORGANISER ET SUIVRE

1. Découvrir OneNote

  • Rôle et fonctionnement
  • Version Online et application
  • Organisation des blocs-notes

2. Créer et insérer du contenu

  • Créer des notes
  • Indicateurs et balises
  • Listes à faire
  • Recherche
  • Insertion de tableaux, images, captures
  • Fichiers, impressions, liens
  • Audio et vidéo

3. Partager et collaborer

  • Partager un bloc-notes
  • Travail collaboratif
  • Historique des modifications

FORMS : ENQUÊTES ET QUIZ

1. Créer un formulaire

  • Formulaire et questionnaire
  • Paramétrage
  • Thème et multilingue
  • Types de questions
  • Options d’embranchement
  • Particularités du quiz

2. Exploiter les réponses

  • Diffusion du formulaire
  • Analyse des réponses
  • Export vers Excel

AUTRES APPLICATIONS (selon besoins)

  • Planner : gestion simple de tâches
  • Bookings : prise de rendez-vous
  • Sway : plaquette interactive
  • Engage : réseau social interne
  • Stream : partage de vidéos
  • Clipchamp : montage vidéo
  • Visio : création de diagrammes
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